Nicht berechnete Microsoft-365-Lizenzen finden, ohne PSA-System
Warum die Abrechnungsdatei von Microsoft nie zur eigenen Rechnung passt, und wie Sie in zwei Minuten sehen, welche Lizenzen Sie bezahlen, aber keinem Kunden berechnen.
Wer Microsoft 365 weiterverkauft und aus Lexware Office, sevDesk, Papierkram oder einfach aus Excel fakturiert, hat keinen automatischen Abgleich zwischen dem, was bei Microsoft läuft, und dem, was auf der Rechnung steht. Die Werkzeuge, die das können, setzen alle ein PSA-System voraus. Genau das kauft ein Betrieb mit zwei bis zehn Leuten nicht.
Nur damit es keine Überraschung gibt: das Werkzeug selbst ist auf Englisch. Es sind zwei Felder und eine Tabelle, also kommt man auch ohne Englisch durch, aber übersetzt ist es noch nicht. Wenn Ihnen das im Weg steht, schreiben Sie das bitte an seatgap.tool@gmail.com. Es übersetzt niemand etwas, wonach nie jemand gefragt hat.
Abrechnungsdatei aus dem Partner Center und einen Rechnungsexport hineinziehen. Kein Upload, kein Konto. Das Ergebnis ist entweder null, oder es ist Geld, das Sie jeden Monat zahlen.
Kostenlos prüfen oder erst mit Beispieldaten ansehen. Das Werkzeug selbst ist auf Englisch: zwei Felder und eine Tabelle.Das eigentliche Problem: die Datei zählt Buchungen, nicht Lizenzen
Die Abrechnungsdatei aus dem Partner Center ist eine Liste von Buchungen. Ein einzelnes Abonnement erzeugt darin mehrere Zeilen pro Monat. Wenn Sie die Mengenspalte einfach addieren, kommt eine Zahl heraus, die nie gestimmt hat.
| Buchungsart | Was sie bedeutet | Zählt als Lizenz? |
|---|---|---|
cycleCharge | die laufende Grundmenge des Monats | ja |
addQuantity | mitten im Monat dazugekommene Lizenzen | ja |
removeQuantity | abgegebene Lizenzen, kommt negativ an | ja |
customerCredit | eine Gutschrift, also Geld | nein |
extendTerm | Laufzeitverlängerung | nein |
customerCredit kommt negativ an, ist aber eine Gutschrift und keine abgegebene
Lizenz. Wer die Mengenspalte summiert, zieht also eine Erstattung von seiner Lizenzzahl ab.
38 + 4 − 2 − 1 ergibt rechnerisch 39, die Wahrheit sind 40.
Und die Umbenennung von 2020, die bis heute falsch abgerechnet wird
Am 21. April 2020 hat Microsoft seine KMU-Tarife umbenannt, und dabei ist ein Name seitwärts auf ein anderes Produkt gewandert:
| Vor dem 21.04.2020 | Heißt heute | |
|---|---|---|
| Office 365 Business Premium | Microsoft 365 Business Standard | das günstigere |
| Microsoft 365 Business | Microsoft 365 Business Premium | das teurere |
Wenn auf Ihrer Rechnungsposition noch „Office 365 Business Premium“ steht, beschreibt das heute Business Standard. Wurde diese Position später mit dem heutigen Premium-Preis kalkuliert, zahlt der Kunde seit Jahren zu viel, und das ist eine Gutschrift, keine verpasste Chance.
Was das Werkzeug macht
- Es gruppiert die Abrechnungsdatei nach Kunde und Produkt und addiert nur die Buchungsarten, die die Menge verändern.
- Es ordnet jede Rechnungsposition dem Abonnement zu, zu dem sie am besten passt, auch wenn Sie das Produkt für den Kunden umbenannt haben.
- Es zeigt pro Kunde und pro Produkt, wie viele Lizenzen Sie haben und wie viele Sie berechnen.
- Unklare Fälle landen getrennt in einer eigenen Liste und nicht in der Summe. Eine Zahl, die auf einer Vermutung beruht, ist schlimmer als keine Zahl.
Kunde, Beschreibung, Bezeichnung, Menge,
Anzahl, Einzelpreis, Betrag, Währung,
Rechnungsnummer, Buchungsart. Ein Export aus Lexware Office, sevDesk,
Papierkram, DATEV oder Excel funktioniert also ohne Umbenennen. Die Währung wird aus der
Datei gelesen, nicht geraten, und Beträge werden deutsch formatiert.
Was es nicht macht
- Keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Es rechnet Mengen gegeneinander.
- Kein Ersatz für einen Blick ins Portal. Namensabgleich ist gut, aber keine Unterschrift. Prüfen Sie ein paar Zeilen, bevor Sie danach eine Rechnung stellen.
- Keine nutzungsbasierten Dienste. Azure und alles, was nach Verbrauch abgerechnet wird, hat ein anderes Dateiformat und ist nicht abgedeckt.
- Nichts wird gespeichert. Das ist der Grund, warum es kein Konto gibt, und auch der Grund, warum niemand Ihre Kundennamen sieht.
Einmal prüfen kostet zwei Minuten
Sie brauchen die Abrechnungsdatei des laufenden Monats aus dem Partner Center und einen Rechnungsexport aus Ihrem Buchhaltungsprogramm. Beides als CSV.
Es läuft in Ihrem Browser, ohne Upload und ohne Registrierung. Werkzeug öffnen. Ohne Dateien zur Hand können Sie es zuerst mit Beispieldaten ansehen. Die Seite dahinter ist auf Englisch.
Common questions
Warum stimmt die Partner-Center-Abrechnungsdatei nicht mit meiner Rechnung ueberein?
Weil die Datei Buchungen auflistet und keine Lizenzen. Ein Abonnement erzeugt mehrere Zeilen pro Monat: cycleCharge als Grundmenge, addQuantity fuer mitten im Monat dazugekommene Lizenzen, removeQuantity negativ fuer abgegebene, und customerCredit fuer eine Gutschrift, die Geld ist und keine Lizenz. Wer die Mengenspalte summiert, zieht eine Erstattung von der Lizenzzahl ab.
Wie heisst Office 365 Business Premium heute?
Microsoft 365 Business Standard, seit dem 21. April 2020. Die Falle: am selben Tag wurde Microsoft 365 Business zu Microsoft 365 Business Premium. Der Name Premium ist also seitwaerts auf ein teureres Produkt gewandert. Eine Rechnungsposition mit dem alten Namen beschreibt heute das guenstigere Standard.
Funktioniert das ohne PSA-System?
Ja, genau dafuer ist es gebaut. Die vorhandenen Werkzeuge fuer diesen Abgleich setzen ConnectWise, Autotask, HaloPSA oder Syncro voraus. Dieses laeuft im Browser gegen zwei CSV-Dateien und braucht nur einen Rechnungsexport aus Lexware Office, sevDesk, Papierkram, DATEV oder Excel.
Werden meine Kundendaten hochgeladen?
Nein. Es gibt keinen Server, keine Datenbank und kein Konto. Die Dateien werden im Browser gelesen und beim Schliessen des Tabs verworfen. Das laesst sich im Netzwerk-Tab pruefen, und die Seite funktioniert auch offline.
Zwei Dateien, zwei Minuten, kein Konto, kein Upload. Kommt null heraus, haben Sie zwei Minuten verloren. Kommt etwas anderes heraus, kostet es Sie das jeden Monat.
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